Oleh : SPrihatono ; Maintenance Specialist – Greskit
CMMS tidak dapat dilihat hanya sebagai tren atau seperti keajaiban yang datang dan menyelesaikan semua masalah dalam proses maintenance. Tetapi Harus dilihat CMMS ada benar benar untuk mendukung manajer dan sistem manajemen Asset maintenance
Pertama-tama, kita harus mengklarifikasi pertanyaan: “Mengapa CMMS?”
– Apakah karena ada Audit atau compliance system yang memaksa Anda untuk mempunyai sistem maintenance manajemen yang terkomputerisasi?
– Apakah itu karena perusahaan / industri sekitar Anda memiliki CMMS dan Anda menginginkannya juga?
– Apakah itu karena Anda ingin mengganti penggunaan perangkat lunak saat ini menjadi sistem yang lebih baik dalam hal sentralisasi data, aliran proses pekerjaan yang lebih bisa dipertanggungjawabkan ?
– Apakah manajemen puncak mendukung dan mendorong perlunya menerapkan CMMS ?
- Proses Memilih CMMS
Proses memilih CMMS adalah sesuatu yang cukup memakan waktu. biasanya, perusahaan memeriksa setidaknya tiga perusahaan / vendor, untuk memeriksa berbagai aspek Hrga, pengalaman , proses instalasi dan seterusnya .
Perusahaan akan mencari perusahaan yang mempunyai dukungan uyang kuat baik pada tahap implementasi maupun selah go life , dan terpenting adalah bahwa perusahaan tersebut memiliki pengetahuan dalam maintenance manajemen.
- Apa yang harus dipastikan ada didalam CMMS
Secara umum, tujuan utama implementasi CMMS di perusahaan mana pun adalah untuk memusatkan dan mensistematisasikan semua informasi perawatan, membakukan proses, mengoptimalkan manajemen pemeliharaan dan memperkenalkan praktik terbaik di departemen.
Dalam fitur-fitur perangkat lunak apa yang bersangkutan, CMMS harus mengaktifkan Asset Manager untuk:
- Inventarisasi asetnya, dengan data teknis, rencana pemeliharaan preventif, mencatat pembacaan, menghubungkan aset dengan cadangan, mampu merekam supporting document
- inventarisasi bahan yang digunakan dalam pemeliharaan,baik itu sparepart dan consumable , menghubungkan material dengan aset di mana mereka digunakan dan melacak pemasok mereka;
- Merencanakan dan mengelola semua pekerjaan pemeliharaan terlepas dari sifatnya (Direncanakan atau tidak Berencana); biasanya ini berada dalam modul Work Order.
- Merecord, semua aktivitas (semua pekerjaan), menunjukkan waktu, langkah langkah, bahan yang digunakan, dan / atau layanan pihak ketiga disewa
- Menghitung indikator manajemen pemeliharaan (KPI) yang memungkinkan Manajer merasakan ‘Denyut nadi’ pemeliharaannya: jumlah kegagalan, waktu henti, rasio pencegahan / perbaikan (%), tingkat kerusakan, biaya dan historical.
- Mengelola Maintenance Dengan CMMS
Beberapa rekomendasi yang harus dipertimbangkan ketika memilih CMMS:
- Singkirkan pengembangan perangkat lunak ‘in-house’ (software CMMS dibuat berdasarkan pesanan) . Ini adalah proses yang memakan waktu, mende-motivasi dan, dalam banyak kasus, itu adalah tugas yang tidak ada habisnya.
- Singkirkan penyesuaian perangkat lunak memodifikasi memasukkan hal2 tak perlu, program, atau fitur lain yang tidak dibutuhkan dalam bidang pemeliharaan (spreadsheet, kalender dengan pengingat, perangkat lunak untuk manajemen proyek, dll …)
Berikut adalah tujuan dan harapan utama yang harus Anda miliki ketika Anda memutuskan untuk menerapkan dan menggunakan sebuah CMMS. Dengan kata lain, inilah peluang yang dapat dibawa oleh sistem manajemen CMMS tersebut:
- Mendorong, di antara tim pemeliharaan (dan bahkan Perusahaan Anda), penggunaan konsep terkini, baik konsep pemeliharaan maupun konsep manajemen
- Dapatkan pengetahuan / informasi tentang pemeliharaan Anda, sistematiskan dan sediakan ituuntuk siapa saja, di mana saja – dan tidak perlu lagi mengandalkan kepada orang per orang
- Memperkenalkan peningkatan (kaizen) dalam Organisasi, dimulai segera dengan proses Implementasi
- Secara otomatis menghasilkan laporan dan KPI untuk Manajemen
- Meningkatkan produktivitas
Seperti segala sesuatu yang terkait perubahan dan perbaikan, akan selalu ada perlawanan yang pada dasarnya disebabkan keengganan untuk berubah , ini harus diwaspadai . … reaksi seperti “sulit sekali implementasi, lebih baik sistem yang lama!” atau “Kami tidak punya waktu untuk merekam hal-hal diperangkat lunak!” atau “Tidak ada yang akan tetap pada ini!”, dll.
Collins, dalam buku terlaris besarnya “Good to Great”, menjelaskan penelitiannya yang luas tentang karakteristik tertentu yang membuat beberapa perusahaan beralih dari rata-rata menjadi hebat perusahaan di sektor bisnis mereka, yang salah satunya adalah tetap berlaku baik terhadap perlawanan dan kesinisan: itu harus terbuka dipakai sebagai feed back untuk perbaikan, dan mendapatkan realitas situasi, pada saat yang sama, perusahaan tidak pernah menyerah untuk melakukan perbaikan terus menerus.