Tahap elisitasi rekayasa kebutuhan ini merupakan tahapan yang paling pokok untuk menuju progres-progres selanjutnya agar lebih lancar dan menghindari adanya konflik atau ketidak cocokan hasil antara pemangku kepentingan dalam suatu organisasi maupun dalam suatu proyek. Tahapan ini berguna untuk menggali informasi sebanyak-banyaknya dari organisasai atau customer yang terlibat dalam sebuah proyek. Tahap elisitasi rekayasa kebutuhan ini nanti juga digunakan acuan oleh seorang analis dalam membuat rancangan sistem maupun rancangan anggaran biaya dalam suatu proyek. Dan pastinya nanti akan ditemukan suatu konflik atau ketidakcocokan antara customer dan analis sistem. Dan disinilah peran analis sistem bagaimana menemukan solusi antara kedua belah pihak sehingga terdaapt titik temu yang dapat memperlancar suatu proyek menuju goal yang diinginkan oleh seorang customer. Sebagai contoh :
Dalam suatu proyek aplikasi seorang customer memiliki suatu aplikasi spare part dalam suatu organisasinya tapi tapi customer tersebut menginginkan adanya tambahan fitur perawatan terkait aset dan melibatkan fitur konsumsi spare part. Aplikasi spare part ini memiliki biaya tinggi dalam hal perawatan sistemnya atau modifikasi karena buatan luar negri, sehingga customer membeli produk aplikasi khusus perawatan aset di dalam negri yang harganya lebih terjangkau dan harapannya aplikais perawatan aset tersebut dapat terkoneksi dengan data yang ada di aplikasi spare part. Yang menjadi pertanyaan seorang customer apakah bisa dua sistem ini terkoneksi bersama
Dalam sisi analis sistem ini merupakan tantangan dalam pengembangan sebuah aplikasi dan harus mencari solusi kebutuhan informasi apa yang harus diketahui oleh seorang analis sistem agar dua sistem tersebut dapat terkoneksi bersama. Beberapa kebutuhan yang harus digali sedetail-detailnya oleh seorang analis sistem yaitu :
- Analis sistem bekerja sama dengan pihak IT customer memastikan jenis DBMS yang digunakan dalam aplikasi spare part. Dan pihak analis memastikan apakah DBMS yang digunakan sama dengan DBMS dari aplikasi perawatan aset yang dibuat.
- Analis sistem memastikan jika dilakukan koneksi antara DBMS maupun database, pihak customer mengijinkan adanya proses akses data ke dalam database spare part agar dapat dilakukan trial data pada sebuah spare part.
- Analis sistem memastikan agar pihak IT menyediakan sebuah server development untuk trial akses database spare part agar disaat proses pengembangan aplikasi tidak mengganggu aktifitas aktual database spare part.
- Memberikan alternatif lain jika tidak dilakukan koneksi antara dua database atau DBMS yang berbeda jika terdapat alasan dari customer data restricted dan customer tidak mengetahui konfigurasi dari database spare part. Maka cara lain yaitu menggunakan software pihak ke-3 untuk membantu upload data ke sistem perawatan aset.
Dari cerita dan penjelasan di atas dapat diketahui peran seorang analis sistem dalam tahapan elisitasi ini ada beberapa fungsi :
- Menggali sedetail-detailnya kebutuhan dari customer (Requirement discovery)
- Menggali informasi pemangku kepentingan yang terlibat dalam proyek dan mengklasifikasi berdasarkan kebutuhan dalam aplikasi (Requirement classification and organization)
- Memberikan gambaran dan menemukan solusi dari permasalahan yang dihadapi oleh tiap pemangku kepentingan dengan diskusi dengan berbagai pemangku kepentingan (Requirement prioritazion and negotiation)
- Mendokumentasikan hasil informasi yang didapatkan dari customer (Requirement specification)
Pada dasarnya tahapan elisitasi ini akan terus berulang-ulang sampai terjadi titik temu persamaan kebutuhan antara pemangku kepentingan dari sisi customer dengan analis dan sesuai dengan dokumentasi yang dibuat oleh seorang analis sistem. Dan sering tantangan-tantangan itu muncul oleh seorang analis sistem ketika proyek berlangsung :
- Kesulitan dalam memahami keinginan customer terhadap suatu fitur yang diminta karena istilah yang digunakan terlalu umum dan hanya menggunakan lisan dalam mengungkapkan keinginan dari customer tanpa adanya dukungan dokumen sketsa alur kerja dari sebuah fitur.
- Kebutuhan yang diinginkan oleh customer tidak realistis untuk diterapkan di dalam sebuah sistem, dan menginginkan proses tersebut sesuai dengan pemikiran mereka.
- Keinginan antara pemangku kepentingan memiliki kebutuhan yang berbeda-beda dalam sebuah fitur yang sama
- Munculnya konflik antara pemangku kepentingan , misal tidak adanya persetujuan dari manajemen pada seorang manajer planner terkait pengembangan fitur baru karena adanya penambahan modifikasi biaya.
- Munculnya kebutuhan yang berbeda ketika terjadi perubahan lingkungan atau organisasi yang berbeda. Karena kebutuhan customer disesuaikan dengan lingkungan sistem kerja mereka.
Berdasarkan penjelasan diatas tahap elisitasi ini sangat penting dilakukan oleh seorang analis sistem maupun project leader agar kebutuhan yang didapatkan sesuai dengan keinginan dari seorang customer.