Apa itu Sistem Inventory Manajemen?

Software inventori manajemen merupakan sistem informasi digital yang menyimpan data-data spare part dan penyedia layanan, dimana software ini secara real-time akan mengecek segala barang-barnag yang terkait kebutuhan menejemen, sistem ini baiasanya sudah menyediakan teknologi barcode untuk melacak bagian-bagian dari spare part dalam mempercepat proses perbaikan suatu alat dan mempersingkat waktu.

Overview

Pertama kali inventori menejemen dikembangkan pada tahun 1980 dalam industri retail, dengan memanfaatkan sistem pembaca barcode dan mengadopsi sebuha Universal Product Code (UPC) untuk memberikan kode unik pada tiap produk.

Kemudian sistem inventori menejemen semakin berkembang luas pada tahun 1990 an dimana perusahaan seperti Toyota, Denso Wave, berhasil menemukan sebuah metode baru dalam memberikan kode unik pada tiap barang berupa gambar kode dua dimensi yang disebut dengan kode Quick Response (QR). Dengan adanya migrasi kode dari satu dimensi yaitu (UPC) ke dua dimensi (QR), memberikan kemampuan dalam penyimpanan informasi pada gambar yang lebih komplek. Termasuk salah satunya adalah tracking proses supply chain untuk kebutuhan audit (dari perusahaan ke penjual). Dan mulai tahun 2000an, berkembangnya teknologi smartphone memperluas penggunaan atau adopsi QR code, dan ini semakin memperluas penggunaan teknologi inventori menejemen sebagai sebuah standar yang harus dimiliki oleh tiap perusahaan retail dalam menopang proses supply chain mereka.

Note : Meskipun penggunaan QR code semakin meluas dan berkembang, akan tetapi penggunaan barcode masih tetap digunakan, khususnya untuk digunakan pada  fisik dari retai. Dan masih banyak perusahaan yang mengkombinasikan dua metode pengkodean pada barang baik UPC mapun QR codes, salah satunya adalah perusahaan sepertu UpKeep yang masih mendukung keduan tipe kode tersebut.

Apa yang berbeda dalam suatu industri tentang penggunaan software inventori menejemen

Perusahaan manufacture mengandalkann software inventori menejemen untuk mengelompokkan spare part yang terbentuk dari sebuah produk komplek sedangkan perusahaan properti menggunakan software ini untuk memastikan persedian barang tersedian ketika ada kebutuhan dalam perbaikan maupun pemeliharaan sebuah mesin atau gedung, diantaranya seperti penyediaan engsel pintu untuk kerusakan pintu, bola lampu untuk persediaan lampu di sebuah gedung dan lain-lain. Sedangkan untuk kebutuhan menejemen kantor, software ini digunakan untuk memastikan stok tersedia bagi para IT support, karyawan produksi maupun karyawan SHE.

Pelacakan dan pengelolaan terhadap suatu inventaris merupakan inti dari salah satu sistem computerized maintenance management systems (CMMS). Tim maintenance membutuhkan spare part pada saat itu juga untuk proses perbaikan dan meminimalisasi terjadinya downtime pada sebuah alat. Inventory management dalam sebuah CMMS dapat diatur sedemikian rupa daalam memberikan rekomendasi mengenai bagian part yang diperlukan pada proses perbaikan atau pemeliharaan seperti halnya sebuah notifikasi ketika sebuah part dibutuhkan.

Hubungan antara Inventory Management, CMMS dan ERP

Pada perusahaan-perusahaan besar, inventory menejemen merupakan sebuah bagian standar dari Enterprise Resource Planning (ERP) dimana spare-part merupakan sebuah investasi terbesar, disamping tenaga kerja dan lokasi. ERP sangat penting bagi perusahaan dalam memaksimalkan pendapatan mereka dengan mengurangi biaya pengeluaran yang tidak dibutuhkan pada spare-part tertentu dan memastikan tercukupinya kebutuhan untuk memenuhi produktifitas karyawan dan permintaan penjualan.

Secara tradisional, perusahaan menggunakan CMMS dalam mengelola tugas-tugas yang berkaitan dengan maintenance dan merupakan bagian terpisah dari sistem ERP pada inventory management. Namun pada saat ini CMMS inventory management menjadi lebih canggih, dimana banyak perusajaan yang mengkombinasikan dua sistem tersebut menjadi satu, dan sangat berguna dalam proses perencanaan penanaman modal, peramalan dan mengurangi biaya maintenanace.

Fitur yang populer pada Inventory Management

Code generation dan scanning

Menjadi sebuah hal yang sangat penting sebuah sistem mampu membaca barcode dan juga membangkitkan sebuah barcode berdasarkan kebutuhan dan keinginan sendiri. Dan hal ini berguna untuk memastikan semua proses pencatatan dan perekaman dalam sistem terkait lokasi, aset maupun work order. Dengan adanya proses perekaman melalui barcode mempermudah manajer dalam melakukan audit dan menunjukkan bagaimana, dimana dan kapan spare-part digunakan.

Dalam fitur scan, beberapa CMMS yang memiliki fitur scan dalam smartphone memberikan kemudahan bagi para pekerja di bagian maintenanance melakukan scan barcode pada smartphone untuk melihat detail pekerjaan mereka.

Purchase orders

Kemampuan dalam membuat PO secara langsung mealui CMMS, dimana setiap orang dalam suatu organisasi memiliki peran masing-masing dalam inventory manajemen apakah itu sebagai manajer, teknisi, atau direktur. Pada fitur ini juga mampu melacak vendor yang memiliki spesifik penjualan barang tertentu. Selain itu PO secara penuh dapat diatur secara otomatis  melakukan update terhadap jumlah barang yang terdapat dalam CMMS.

Attribute customization

Setiap perusahaan memiliki cara dann standar yang berbeda dalam hal penyimpanan dan memberikan atribut pada tiap data dalam inventarisasi. Semua hal ini tidak terlepas dari tiap part memiliki nilai yang berbeda-beda dan saling berkaitan dalam membantu para pekerja mengetahui detail dari suatu spare-part, seperti adanya lokasi, kategori, biaya per unit, vendor dan min max pada atribut tiap jenis spare part. Fungsi-fungsi ini digunakan pada CMMS ketika terdapat fitur import data baru melalui .csv atau yang lain. Sehingga lebih mudah dalam memasukkan data baru.

Bulk importing

You can manually add inventory item by item or perform a bulk upload of new inventory with a .csv file. This is an important feature for organizations that have hundreds of parts and are adopting a new CMMS.

Fitur lain yang terdapat dalam inventory management yaitu kemampuan menambahkan item yang sering disebut dengan bulk upload, kemampuan ini didasarkan pada sistem memberikan fasilitas dalam mengupload file dalam bentuk .csv dan kemudian menyajikan dalam bentuk data yang ditambahkan pada sistem inventaris. Fitur ini merupakan fitur penting yang diperlukan suatu organisasi jika terdapat ratusan item yang harus ditambahkan dalam inventarisasi.

Untuk mencapai proses maintenance kelas dunia dibutuhkan organisasi yang benar-benar fokus pada perbaikan dan preventive maintenance. Dimana perusahaan perlu memastikan dan mengatur semua area operasi  yang terdapat dalam perusahaan agar bekerja dengan baik dan segera terlaksana. Dan salah satu area tersebut adalah inventarisasi ,dengan menggunakan software inventory management, semua organisasi sangat mungkin memerlukan part yang mereka butuhkan ketika mereka membutuhkannya.

Key Takeaways

• Software inventory menejemen digunakan pada industri yang berbeda salah satunya adalah perusahaan retail
• Dalam linkungan industri, inventory management system berguna untuk mengelola spare part untuk perbaikan peralatan dan proses produksi
• Manajer gudang dan perencana maintenance menggunakan software untuk memastikan teknisi memiliki apa yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan.
• Popular features include UPC/QR code generation, mobile scanning, and purchase order creation
• Fitur populer dalam inventori manajemen diantaranya adanya UP/QR code generation, scanning menggunakan mobile dan pembuatan purchase order