Setelah berhasil mengetahui cara membuat context dan DFD selanjutnya adalah mengenal data melalui sebuah database. Apa sih yang dimaksud dengan database ? Apa pentingnya mengenal basis data. Seberapa perlu kita sebagai developer mengenal lebih jauh tentang database. Pada dasarnya database atau basis data sudah kita miliki di dalam otak kita yang bisa kita gunakan untuk mengolah informasi kita perlukan, dan kemudian kita sampaikan ke seseorang. Begitu pula konses database dalam sebuah siste informasi, databse tersebut tersimpan dalam sebuah aplikasi yang dikelola dalam DBMS (Database Management System) dan database tersebut terdiri beberapa cluster data yang bisa dikelompokkan sesuai dengan informasinya. Dan data tersebut dapat diambil dengan melakukan proses query menggunakan fitur DBMS dan hasil tersebut dapat diolah menjadi informasi yang dibutuhkan oleh informan untuk mengetahui hubungan tiap data. Jadi untuk mengenal database setidaknya mengenal konsep database merupakan kumpulan data yang terdiri dari berbagai tipe data baik itu numerik , tanggal, teks, gambar, video dan lain-lain, serta berbagai macam informasi data seperti keuangan, cuaca, budaya, transportasi dan lain-lain. Lalu apa yang dimaksud dengan DBMS? DBMS itu sendiri merupakan sebuah tools atau alat yang digunakan untuk mengelola database baik itu digunakan untuk menyimpan, menghapus, memodifikasi, maupun mengakses data dan mencari informasi yang sesuai dengan kebutuhan informan. Tentunya kita sudah mengenal berbagai macam DBMS. Dan yang perlu diketahui database berbeda dengan DBMS, database lebih mengarah kepada struktur data sedangkan DBMS adalah sebuah tools untuk mengelola struktur data tersebut.

Dari gambar tersebut kita tau tentang tools yang bisa digunkan untuk mengelola data seperti PostgreSQL, MySQL, Oracle, SQL server dll. Jika kita sudah tau sedikit tentang DBMS maka bagaimana sih bentuk dari sebuah database. Di dalam database terdiri dari beberapa scheme yang didalam nya terdapat terdiri dari berbagai macam tabel dan setiap tabel terdiri dari beberapa kolom . Sedangkan di dalam database juga terdapat sebuah database state, database state merupakan kumpulan data-data yang sudah dikategorikan berdasarkan tabel dan kolom dalam database scheme. Di dalam database state, tiap tabel bisa terdiri dari beberapa record data yang bisa memiliki hubungan one to many, one to one atau many to many.

Gambar di atas merupakan salah satu contoh perbandingan dari database scheme dan database state. Database state merupakan bagian dari database scheme. Bisa dikatakan course memiliki shceme course_name, course_number, credit_hours sedangakan isi dari scheme course adalah course_name = Intro to computer science, course number = CS1310 dan seterusnya. Dan yang harus dikenali juga untuk menentukan sebuah model dari data tersebut kita terlebih dahulu harus mengetahui cara pembuatan Entity Relationship Diagram atau dikenal dengan ERD. ERD kita gunakan untuk mengenali hubungan antara tiap data dalam scheme dan tipe data dari scheme. Untuk mengenal cara pembuatan ERD kita terlebih dahulu harus mengenal notasi dari atribut dari ERD sebagai berikut

Pada umumnya kita hanya perlu mengenal beberapa simbol diantaranya adalah :
1. Entity merupakan dilabeli dengan simbol kotak, entitas bisa dikatakan sebuah data yang dapat berdiri sendiri dan di dalamnya memiliki beberapa atribut atau kolom dari sebuah tabel. Entitas sendiri memiliki beberapa jenis yaitu entitas kuat dan lemah.

2. Atribut merupakan bagian dari entitas dimana atribut sendiri memiliki tipe data yang berbeda-beda seperti numerik, karakter, tanggal, gambar atau video. Atribut sendiri memiliki beberapa jenis seperti atribut biasa, atribut primary, atribut lemah, multivalued atribut, atribut komposit, dan atribut turunan. Semua atribut tersebut memiliki fungsi yang berbeda-beda.

3. Relationship merupakan simbol yang digunakan untuk menghubungkan antar entitas. Dan di dalam sebuah database entitas bisa menjadi sebuat data atau tabel sendiri. Tapi sebuah relasi tidak selalu akan menjadi tabel. Berbeda halnya dengan entitas yang selalu akan menjadi tabel tersendiri dalam sebuah database. Relasi sendiri juga memiliki dua tipe yaitu relasi kuat dan lemah. Dan pada relasi terdapat hubungan one to one, one to many dan many to many tergantung hubungan data antar entitas.

Lalu bagaimana deskripsi sebuah ERD sehingga bisa dibentuk gambar seperti di atas. Di bawah ini beberapa deskripsi yang dapat dibentuk sehingga menghasilkan ERD tersebut.

1. Diperlukan sebuah desain schema database didasarkan pada requirement database sebuah perusahaan dengan nama Database Company

• Perusahaan diatur didalam banyak DEPARTMENT. Setiap department memiliki, nama, nomor, dan seorang karyawan yang mengelola department. Kita memerlukan tanggal mulai bekerja untuk menejer department. Satu department memiliki beberapa lokasi proyek.
• Setiap department mengendalikan (controls) sejumlah proyek . Setiap proyek memiliki nama unique name, unique number dan lokasi

Kita menyimpan setiap EMPLOYEE’s social security number, address, salary, sex, da birthdate.

• Setiap employee bekerja untuk satu department tapi memungkinkan bekerja di beberap proyek
• Perlu melacak jumlah jam per minggu untuk tiap employee yang dikerjakan dalam setiap proyek
• Perlu pelacakan supervisor (direct supervisor ) setiap employee

Setiap employee memungkinkan memiliki nomor DEPENDENTs (Hubungan keluarga)

• Setiap dependen, perlu melacak nama, sex, birtdate dan relasi dengan karyawan lain

Selain itu terdapat pula penjelasan singkat ERD terkait min max, min max ini digunakan untuk mengetahui minimal dan maksimal data yang terdapat dalam sebuah entitas melalui sebuah relasi. Dimisal kan terdapat penjelasan sebagai berikut.

• Satu department harus memiliki 1 manager dan satu karyawan dapat mengelola paling banyak satu department
  Spesifikasi (0,1) untuk partisipasi dari EMPLOYEE dalam MANAGES
  Spesifikasi (1,1) untuk partisipasi dari DEPARTMENT dalam MANAGES

• Satu department harus memiliki 1 manager dan satu karyawan dapat mengelola paling banyak satu department
  Spesifikasi (0,1) untuk partisipasi dari EMPLOYEE dalam MANAGES
  Spesifikasi (1,1) untuk partisipasi dari DEPARTMENT dalam MANAGES

Sehingga dari deskripsi tersebut dapat dihasilkan sebuah gambar ERD yang lebih detail terkait min max sebagai berikut.

Jika gambar terkait ERD nomor dua diatas, jika digambarkan dengan proses min max maka hasilnya sebagai berikut