SPrihatono | CMMS Spesialist | Greskit CMMS

Tujuan utama dari artikel ini adalah untuk melakukan perbandingan fungsional antara manajemen pemeliharaan yang mengandalkan spreadsheet Microsoft Excel® dan sistem berbasis CMMS [CMMS: Computerized Maintenance Management System]. Manajemen pemeliharaan yang mengandalkan pena-dan-kertas, Microsoft Access® atau Microsoft Excel®, antara lain, merupakan praktik yang tersebar luas selama bertahun-tahun di sejumlah besar perusahaan.

Dapatkah Anda bayangkan saat ini sistem berbasis pena dan kertas untuk penjadwalan work order?,  tentunya sulit manajemen dan kontrolnya?. Apakah ada dokumen pendukung yang menyatakan bahwa perintah kerja “A” ditugaskan untuk teknisi “B” pada tanggal tertentu, “C”?

Apa yang dilakukan teknisi dengan selembar kertas? Apakah dia mengisi tanggal mulai dan berakhir tugas, serta waktu, apakah dia mencatat bagian yang digunakan dan jumlah yang dihabiskan? Apakah lembar dikembalikan ke supervisor pemeliharaan yang menyimpannya dalam binder fisik?

Jenis pemrosesan apa yang dilalui informasi ini ? Apakah prosedur yang sama digunakan untuk tugas yang tidak dijadwalkan?

Jika Anda ingin melacak riwayat kerusakan suatu peralatan, apakah Anda harus mencari semua lembar lembar history peralatan ?

Apakah mereka pada tahap selanjutnya akan direkam pada beberapa media berbasis komputer sesuai dengan indikator atau analisis yang diperlukan?

Dan bagaimana dengan manajemen stok / sparepart? Apakah ada media berbasis kertas di mana setiap konsumsi dan pembelian bahan dicatat? Kapan saya harus mencari tahu apa yang harus dipesan dan kapan waktu yang tepat untuk memesan? Siapa yang mungkin menjadi pemasok terbaik untuk setiap bagian? Apakah mungkin untuk memperkirakan konsumsi bahan sepanjang tahun dan menetapkan kebijakan pengadaan untuk menghindari kehabisan stok?

Indikator apa yang kita dapatkan ketika kita mengandalkan manajemen pena-dan-kertas? Bagaimana cara menghitung waktu aktif peralatan? Apakah perhitungan tanggung jawab departemen pemeliharaan atau lebih tepatnya departemen produksi? Apakah masuk akal untuk terus memelihara peralatan tertentu atau haruskah kita mempertimbangkan untuk menggantinya? Menurut William Edwards Deming, “Anda tidak bisa mengelola apa yang tidak dapat Anda ukur”; “Jika Anda tidak dapat menentukan sesuatu, Anda tidak bisa mengukurnya”; jika Anda tidak dapat memahami sesuatu, Anda tidak dapat mendefinisikannya “dan” di mana tidak ada manajemen tidak ada kesuksesan “.

Manajemen berbasiskan Excel. Sejauh ini baik! Namun,  masing2 akan bekerja dengan cara kerja masing-masing area,  masing-masing menggunakan file Excel sendiri untuk proses manajemennya sendiri. sulit bagi perusahaan untuk melakukan analisis keseluruhan kinerja sistem pemeliharaannya, karena tidak ada informasi terpusat. Dengan memantau bagaimana masing-masing departemen beroperasi, jikalau tidak ada prosedur yang seragam, yang berarti bahwa masing-masing bekerja dengan caranya sendiri. Tidak ada komunikasi satu sama lain. Jika ingin melacak pekerjaan pemeliharaan yang dilakukan untuk memenuhi permintaan, itu terbukti mustahil untuk dilakukan. Ketika dilakukan analisis diagnostik, diminta agar tingkat kerusakan tahunan ditentukan serta total biaya perawatan selama beberapa tahun terakhir – informasi ini tidak dapat diperoleh. Betapapun tingginya jumlah filter yang diterapkan dalam file Excel, dalam situasi apa pun dimungkinkan untuk mengekstrak data yang diperlukan.

Bisakah pergeseran menggunakan CMMS menjadi solusi ideal yang ditemukan oleh perusahaan ini? Memang benar! Tanpa merinci manfaat yang dialami, hal-hal berikut dapat ditunjukkan:

• informasi menjadi terpusat, area yang berbeda berkomunikasi satu sama lain, adalah mungkin untuk melacak permintaan pemeliharaan dan tindakan yang dilakukan untuk memenuhinya, prosedur didefinisikan ulang dan standar, informasi sekarang tersedia pada riwayat perawatan peralatan, serta pemberitahuan email tentang status pemeliharaan.
• Tujuan penerapan CMMS sebagai strategi manajemen pemeliharaan adalah untuk memungkinkan pengkodean dan inventaris semua aset perawatan,
• Mengelola dan mengoptimalkan rencana perawatan,
• Memperluas siklus hidup peralatan,
• Menghubungkan suku cadang ke peralatan di mana mereka digunakan, menjaga daftar suku cadang dan level stok diperbarui untuk mengetahui setiap saat apa yang ada dalam stok dan apa yang mungkin hilang,
• Merencanakan dan melaksanakan intervensi perawatan dalam bentuk apa pun,
• Melaporkan pekerjaan yang dilakukan secara terperinci dan, tentu saja, menjaga riwayat lengkap dari masing-masing aset pemeliharaan individu, masing-masing pekerjaan, upaya tenaga kerja, suku cadang yang digunakan dan biaya. Akibatnya, untuk melakukan analisis keuangan dan teknis:
• Membuat dan memantau indikator pemeliharaan yang relevan [KPI], seperti tingkat kerusakan, MTTR, MTBF, dll., Dan grafik dan grafik evolusioner, serta pemantauan, secara umum, kinerja Pemeliharaan . Pengembangan “dalam” lembar Microsoft Excel mungkin berguna dalam mengatur informasi dasar dan daftar sederhana secara grafis. Tugas manajemen yang lebih kompleks – seperti fungsi perencanaan dan kontrol – ternyata menjadi lebih rumit, bahkan tidak memadai. Berinvestasi dalam Pemeliharaan menawarkan pengembalian yang signifikan, mungkin sangat cepat. Ini juga merupakan pendorong keberlanjutan

Greskit CMMS memberikan kemudahan dalam mengelola proses maintenance. Greskit CMMS membawa ke arah lebih baik menuju era teknologi 4.0